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“PAGHE ON LINE” è il nostro servizio realizzato per fornire assistenza sia alle imprese, sia ai professionisti che ritengano di dover derogare l’adempimento dell’elaborazione paghe in modalità “OUTSOURCING” nell’ottica di un ridimensionamento dei costi aziendali.
I datori di lavoro privati, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, devono istituire e tenere il Libro unico del lavoro, sul quale devono essere iscritti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Il Libro unico del lavoro ha la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.
DOVE CONSERVARLO:
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Presso la sede legale dell’impresa I gruppi di impresa potranno conservarlo presso la società capogruppo.
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Presso lo studio del soggetto abilitato di cui all’art. 1, comma 1, L. 12/1979 ( consulenti del lavoro, commercialisti )
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Presso le associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese, anche cooperative.
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Attenzione: nel caso in cui i soggetti abilitati hanno l’incarico di tenuta del Libro Unico del Lavoro, il datore di lavoro dovrà comunicare tale scelta alla Direzione Provinciale del Lavoro competente.
MODULI:
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Facsimile modello di Comunicazione obbligatoria della delega alla Direzione provinciale del lavoro (Artt. 39-40 Dl n. 112/2008, convertito nella Legge n. 133/2008)
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Facsimile di Delega al Consulente del lavoro per la tenuta del libro unico del lavoro (Art. 5, comma 1, Legge n. 12/1979 – Art. 40, comma 1, Dl n. 112/2008, convertito in L. n. 133/2008
Le modalità di tenuta del Libro unico sono:
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Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall’INAIL o da soggetti abilitati
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stampa laser, con autorizzazione preventiva dell’INAIL alla stampa e alla generazione della numerazione automatica
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modalità informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell’Amministrazione digitale. Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell’INAIL. Prima della messa in uso, deve essere fatta comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro.
Ente atuorizzato alla vidmazione:
Nel rimandare alla consultazione dei due documenti si segnala, in particolare, che il Libro Unico deve essere vidimato esclusivamente dall’INAIL, anche per i datori di lavoro che in passato provvedevano presso altri Enti.
CHI NON E’ OBBLIGATO:
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Le società cooperative che non occupano lavoratori subordinati o parasubordinati
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L’impresa familiare con lavoro di coniuge, figli, parenti e affini se non sono dipendenti o parasubordinati
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Aziende individuali artigiane che operano solamente con lavoro del titolare, dei soci o familiari coadiuvanti
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Società e ditte individuali del terziario che operano solamente con lavoro del titolare o dei soci lavoratori
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Le pubbliche amministrazioni
CHI DEVE ESSERE ISCRITTO NEL LIBRO UNICO:
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Lavoratori subordinati (compresi quelli in somministrazione, i distaccati e coloro che sono impiegati in sedi all’estero)
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Collaboratori con e senza progetto
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Associati in partecipazione con apporto di lavoro.
QUALI DATI DEVE CONTENERE:
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Dati anagrafici: Nome e Cognome
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• Codice Fiscale
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Qualifica e Livello (se ricorrono)
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Retribuzione base
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Anzianità di servizio
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Posizione assicurativaDati retributivi: Dazioni in denaro o natura
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Rimborsi spese
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Premi
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Somme erogate per lavoro straordinario
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Le trattenute
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Le detrazioni fiscali
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Dati degli Assegni Nucleo Familiare
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Le prestazioni ricevute da enti ed istituti previdenziali
PER I LAVORATORI A DOMICILIO:
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Data e ora di consegna del lavoro
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Data e ora di riconsegna del lavoro
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Descrizione del lavoro
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Quantità e qualità del lavoro
QUALI DATI DEVE CONTENERE:
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Calendario presenze:
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Ore di lavoro ordinario
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Ore di straordinario
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Ore di assenza retribuite e non
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Ore di ferie e riposi
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N.B: Per i lavoratori a retribuzione fissa giornaliera, mensile, ecc. devono essere indicate solo le giornate di presenza. Tuttavia, si ritiene ancora obbligatorio riportare anche le assenze con relative causali.
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Le assenze dovranno essere indicate anche per i parasubordinati se aventi riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali.
QUANDO EFFETTUARE LE REGISTRAZIONI:
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Entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento
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In caso di calendario “sfasato”, la registrazione differita è da riferirsi solamente alle variabili retributive e non alle presenze.
ESIBIZIONE:
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Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere esibito agli ispettori in occasione dell’accesso in azienda e dovrà essere aggiornato fino al mese precedente in caso di ispezione dopo il giorno 16 e fino a due mesi precedenti se l’ispezione avviene entro il giorno 16.
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L’obbligo di esibizione grava sul datore di lavoro, sul consulente o su altro soggetto abilitato, a seconda di chi si fa carico della conservazione.
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Se la conservazione avviene a cura del datore di lavoro, il Libro Unico del Lavoro dovrà essere esibito tempestivamente (prima della redazione del “verbale di primo accesso ispettivo”), altrimenti i documenti di lavoro potranno essere esibiti entro 15 giorni dalla richiesta formulata nel “verbale di primo accesso ispettivo”.
ABOLIZIONE DEI RIEPILOGATIVI MENSILI:
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Con l’entrata in vigore del D.M. 9 luglio 2008 è stato abolito l’obbligo del riepilogo mensile delle retribuzioni.
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Il personale ispettivo avrà facoltà di richiederlo ai datori di lavoro che occupino oltre 10 lavoratori o che operino in più sedi stabili.
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Per il calcolo del numero di lavoratori devono essere considerati i subordinati (a prescindere dall’orario svolto), i collaboratori e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro iscritti nel Libro Unico ed in forza.
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I riepilogativi, eventualmente richiesti dagli ispettori, potranno essere riferiti fino a 5 anni precedenti l’accertamento.
CONSERVAZIONE:
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Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere obbligatoriamente essere conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione.
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Il medesimo termine è da riferirsi anche ai libri obbligatori dismessi a seguito della semplificazione (a tal proposito si ricorda che il libro matricola dovrà comunque esser conservato fino al 31.12.2013 e potrà essere richiesto in visione dal personale ispettivo per tutti quei fatti avvenuti prima dell’entrata in vigore del D.M. che ne ha previsto l’abrogazone.