Le attuali norme intervenute in tema di libro unico hanno determinato, come effetto immediato, l’abrogazione del libro matricola e il registro di impresa. Per L’istituzione del libro unico del lavoro la tempistica è fissata al periodo di paga relativo a dicembre 2008, (16-01-2009). Il decreto ministeriale permette un periodo transitorio, idoneo per gestire un passaggio graduale dalla vecchia alla nuova normativa. Per il suddetto registro vigerà l’obbligo di conservazione per un periodo pari a cinque anni dalla data dell’ultima registrazione.
Fino al 31/12/2008 i datori di lavoro potranno continuere a detenere con le regole attuali il libro paga, nelle diverse sezioni, paga e presenze.
Cambiano anche le regole relative al luogo fisico di conservazione del suddetto registro. In precedenza infatti era fatto obbligo conservare il il libro paga e matricola sul luogo dove veniva svolta l’attività. Il nuovo libro unico del lavoro dovrà essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati.
Resta, però, l’obbligo di vidimazione, che potrà essere eseguito adottando uno dei sistemi già usati, quali:
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Numerazione e la vidimazione da parte dell’Inail,
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Stampa laser con autorizzazione preventiva dell’Inail
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Conservazione su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o a elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l’inalterabilità e l’integrità dei dati contenuti nei supporti.